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电子档案管理与传统档案管理的差异探讨

时间:2020-09-12 来源:未知 本文字数:3279字
作者:薛晓萌 单位:东北农业大学

  摘要:信息技术在各个领域的广泛运用受到了人们的不断关注,信息技术结合管理模式不仅仅改变了传统的企业管理方式,同时也颠覆了传统档案管理方式,特别是现如今电子档案管理的不断兴起,不仅提高了档案管理的效率,同时也规避了档案管理中最容易出现的安全隐患,极大程度上改变了档案管理原本存在的不足。

  关键词:电子档案管理; 传统档案管理; 相同点; 不同点;

目录

  一、电子档案管理与传统档案管理的共性…………………………………………………………1

  二、两种档案管理的不同点…………………………………………………………2

  (一)两种档案管理方式对档案资料归档的时限要求有区别…………………………………………………………3

  (二)两种档案管理方式对档案的归档方式有所区别…………………………………………………………3

  (三)两种档案管理方式对档案资料的保护措施有区别…………………………………………………………3

  (四)两种档案管理对档案资料保存的方式与区别…………………………………………………………3

  三、电子档案应用风险规避措施…………………………………………………………4

  (一-)重视解决电子文件保存问题…………………………………………………………4

  (二)做好归档电子文件技术处理…………………………………………………………4

  四、结语…………………………………………………………5

  参考文献…………………………………………………………5

档案管理

  一直以来,我国在档案管理以及存储方面较多采用纸质的方式,在档案管理过程中多以文字和图表的形式进行保存,而相较于现如今的电子档案管理,以硬盘以及计算机作为主要的存储介质。传统的纸质图表以及文字更容易出现遗漏以及修改等问题,纸质档案在调取时效率低下、使用率低,因此现如今信息技术发展背景下,越来越多的领域对于档案管理以电子存储的方式为主,利用计算机以及网络技术实现对于档案的有效存储、处理、调取及防修改等问题,体现了信息时代的便捷化以及多元化,提高了档案管理的质量以及效率,同时在很大程度上使得档案管理迈过传统,走向新时代,将档案本身的高效性以及便捷性展现了出来,更加符合当代人的生活需求以及信息化时代的发展趋势。

  一、电子档案管理与传统档案管理的共性

  即便是现如今电子档案管理盛行,发展速度如此之快,但在档案管理这一块,传统档案管理跟电子档案管理在原理上还是相通的,电子档案管理只是在传统档案管理上进行了进化和提高,是时代的产物,同时也是档案管理不断优化和整合之后的结果,在现代信息技术不断发展的今天,相较于传统档案管理,电子档案管理更有利于开展,更加体现出管理本身质量以及技术上的提高,这是传统档案管理没办法进行比较的。但是基于此而否定传统档案管理是不合理的,因为电子档案管理不能够单独存在,电子档案管理涉及的管理相关安全问题更为严重,因此即便是电子档案管理如此盛行,其所涉及的相关档案内容还是要尽可能进行数据备份,最好是以纸质版的形式存在,特别是一些相关的重要电子文档,受限于网络安全以及计算机自身使用等潜藏的威胁和隐患,更需要以纸质版传统档案资料的管理方式进行备份存在。当然相较于传统档案管理,电子档案管理所能够存储的内容以及信息是巨大的,它依托于计算机技术存在,其存储以及调取十分便捷,能够真正实现档案信息资源上的及时共享,这是传统档案管理无法比拟的,但是在调取电子档案的过程中更容易做到悄无声息,因此在电子档案管理过程中,相关的调取以及修改都应该有所记录,以保证档案管理的安全性和绝密性。

  二、两种档案管理的不同点

  (一)两种档案管理方式对档案资料归档的时限要求有区别。

  分析完传统档案管理和电子档案管理的共通性,接下来我们要分析的是传统档案管理跟电子档案管理之间的不同之处:首先,传统档案管理在对档案资料进行管理使用时,往往需要将相关的档案资料全部整理完毕之后,再由档案管理人员按照规定进行归档统一规划,因此对于档案资料的归档只能在档案管理人员存在的时候进行,效率低,管理归档方式单一。但电子档案管理不存在以上问题,电子档案管理对于档案资料的归档随时都在进行,电子版本易于复制,可以有效提高调阅效率,对于档案资料的归类可以不断进行,同时在调阅时只需要进行登记,设定分类号以及访问权限就可以搞定了,效率高。

  (二)两种档案管理方式对档案的归档方式有所区别。

  除了归档时限的要求不同之外,这两种档案管理方式在对档案进行归档时也有明显的区别,传统的档案管理方式在归档时注重的是档案自身的完整性、系统性以及有序性,一旦打乱势必要浪费档案管理人员大量的时间和精力去重新整理归档。档案管理人员要首先统计档案,同时要按照一定的编排顺序进行归档处理,不能够随意打乱。电子档案管理依靠的是电子编码技术,在对档案进行录入时进行不同的电子编码,只要固定好了电子编码,在调阅之后不用担心归档混乱,效率高,使用起来十分便捷,是传统的档案管理所不具备的。

  (三)两种档案管理方式对档案资料的保护措施有区别。

  对于两种档案管理方式而言,最为重要的区别是在档案资料的管理和保护上,传统的档案管理更多的以纸质存储为主,因此存储难度大,对于存储的环境要求高,相关资料需要保证防虫、防火、防受潮等各种环境问题。同时,在借阅过程还很容易出现诸如丢失以及损坏等问题,因此在传统的档案管理过程中,更注重的是档案管理的完整性,纸质档案管理存在有心人修改十分简单、无心人修改十分困难的情况。电子档案在存储方面是以电子编码的形式存在的,在调阅过程中不会出现调阅丢失以及损坏的问题,当然电子编码器存在的电子档案其实更容易被修改或者抹去修改痕迹,更容易处于编辑状态,在档案资料的使用上安全性更高,但是访问更容易,因此对于电子档案的访问权限设定以及分类号设定是十分重要的,只有这样,才能够保证电子档案的安全性和绝密性。

  (四)两种档案管理对档案资料保存的方式与区别。

  除了区别传统档案和电子档案的不同之处,还需要考虑两种档案资料保存方式上的差别,传统档案一般资料保存在档案室,往往需要专业人员进行管理;而电子档案资料则保存在计算机的硬盘光盘中,因此对于档案资料的调用而言,传统档案资料调用需要去专门的档案资料室,而电子档案则只需要通过相关的信息媒介,从计算机中调取。

  三、电子档案应用风险规避措施

  (一)重视解决电子文件保存问题。

  相较于传统的档案管理方式,电子档案是近几年才逐渐发展起来的全新档案管理方式,其本身产生的时间短,应用实践更短,因此为了防止相关的重要电子资料信息出现丢失以及相关计算机出现安全隐患,在使用过程中,最好定期对电子文档资料进行备份或者备份纸质版档案资料,在相关的目录中进行准确的备注,同时也要方便查询和调用,这样才能够更有效地提升档案管理的效率,同时这种将电子档案跟传统档案结合在一起的方式,能够保证档案管理的安全性和有效性,同时将电子文件和纸质文件共同保存起来也做到了双保险,在档案保存上采用双轨制,在归档文件上采用双套制,有效解决了电子文件在保存中容易出现的问题。

  (二)做好归档电子文件技术处理。

  为了防止电子文件出现安全问题,在条件许可的情况下,应该对电子文件设定计算机内部的隐性条码,这样做可以保证电子文档在归档时的方位工作以及在电子文档调用过程中出现复制文件的识别,在档案部门管理相关电子文档的过程中,只需要输入相关隐性条码就可以发现电子文档归档是否完全,是否与原电子文件一致,同时也能够防止伪造,做到安全权威,这种将电子文件进行可读性设置,能够防止电子文件被更改或者重写。

  四、结语

  相较于传统档案管理而言,电子档案管理不仅提高了档案资料调阅问题,在各个方面都有了很大的提升,真正让档案管理的效率得到了有效的提升,同时也替代了传统的纸质版,降低了纸品的消耗,促进了环保的发展,这是传统档案管理不能够相提并论的,但是就此否定传统档案管理也是不可取的,至少在一些特定方面,传统档案管理还是有着不可忽视的优点,因此只有将两者有效结合起来,才能够扬长避短,真正提高档案管理的质量。

  参考文献
  [1]王莉娜。浅谈电子档案与传统档案管理工作的区别[J].办公室业务,2013(5)。
  [2]苏悦,杜丽杰。信息化背景下的传统档案和电子档案的交互作用[J].求知导刊,2015(10)。
  [3]吴铭,张年琴。数据挖掘技术在数字档案馆中的应用研究[J].档案与建设,2006(4):21-23.
  [4]乔瑞花。档案管理在大数据背景下面临的挑战及对策分析[J].创新科技,2015(6)。
  [5]李小晨。大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案,2013(6)。
  [6]姜萍,姜叶飞。大数据背景下高校档案管理模式变革研究[J].兰台世界,2015(11)。

  原文出处:薛晓萌.浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊[J].办公室业务,2020(16):96+98.
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