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分析水利工程档案管理的制度问题及策略

时间:2020-09-12 来源:黑龙江水利科技 本文字数:4697字
作者:李建立 单位:沈阳市胜丰水利建筑工程有限公司

  摘要:水利工程建设规模的逐渐扩大以及水利事业发展速度的加快,对新时期档案管理工作提出了更高的要求。为进一步满足有关管理工作高效开展的要求和提升档案管理的潜在应用价值,有必要深入探讨应用过程中这类体系存在的问题,在此基础上找出符合适用性要求的对策,以保证水利工程建设时档案管理的有效性。因此,文章阐述了水利工程档案的内容及其构成,从管理职责、体系、意识等方面解析档案管理存在的主要问题,为了实现最大化档案管理利用价值提出主要问题的处理对策。

  关键词:档案管理; 主要问题; 对策探析; 水利工程;

目录

  0引信..................................................1

  1水利工程档案管理存在的问题.................................................2

  1。1管理意识方面。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。3

  1.2管理体系方面.................................................4

  1。3管理职责方面。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。4

  1。4它方面。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。4

  2水利工程档案管理常规问题的对策.................................................5

  2.1强化档案管理意识.................................................6

  2.2扩充档案采集方式.................................................6

  2.3完善档案管理体系.................................................6

  2.4加强各部]合作.................................................7

  3结论。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。7

  参考文献。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。8

档案管理

  0 引言

  我国经济社会的高速发展在一定程度上推动了水利行业建设水平的提升,同时对工程建设提出了越来越严格的要求,水利工程档案管理工作逐渐引起人们的关注。依据档案管理体系应用现状及其功能特性,深入分析其存在的问题和对策,可以更加充分的发挥水利工程档案管理的实际作用,为后续工程管理和质量评价提供可靠依据,并为水利行业的长效发展奠定基础。因此,为保证相关工作能够有序落实及更加显著的发挥档案管理的价值,水利企业应完善管理体系、强化管理意识,将档案管理工作安排专业人员负责[1,2].

  为了提升水利工程档案的应用效果和利用效率,有必要全面了解与之相关的内容。一方面,水利工程档案存在完整配套性、适用性、法制性、种类多、内容广等特点,可以纪录与整理工程建设信息,拓展建设事业长效发展及促进水利建设处于良好状态;另一方面,在竣工验收、质量评定、工程建设控制等环节均涉及到水利工程档案,可为工程设计、科技技术创新研究、工程运营期的管理与维护等提供重要的参考依据。所以,为满足水利工程安全运行要求应高度重视档案存储信息资源的高效利用,最大程度的发挥档案材料的应用价值。

  研究分析水利工程档案管理相关内容时,必须先了解管理体系的基本构成,组成工程档案管理体系的要素有:档案管理制度、管理机构、管理技术、管理人员。

  1)档案管理制度隶属于水利工程的范畴,像行业标准、国家标准、国家强制性法律法规及地方性法规等。

  2)档案管理机构保证了制定与实施管理计划的有效性,水利工程各参建单位档案管理部门、国家档案行政管理部门等机构提供了专业保障。

  3)档案管理技术为高效完成管理工作提供了技术支持,综合考虑档案利用、保管、整理、收集等内容,丰富了档案管理的工作方法。

  4)为进一步提升专业化档案管理水平应重视管理人员综合素质,针对专业性强的工作充分发挥专业优势[3,4].

  因此,水利工程档案管理在项目建设过程中发挥着重要作用,通过加强施工现场管理、减少施工安全质量事故、保证项目建设质量和档案管理的规范性,更好的推动水利事业的健康发展。

  1 水利工程档案管理存在的问题

  1。1 管理意识方面

  水利工程建设项目涉及到的工作内容比较多,施工环节较为复杂,做好档案管理工作可为后续质量评价和工程管理提供精确依据。但是,部分人员在档案管理过程中并未认识到该项工作的重要作用,缺乏专业的管理人才且档案管理意识薄弱。工程实践中,档案管理存在的问题往往未能引起承包人员的重视,从而限制了档案管理的时效性和管理水平的提升,对工程项目的顺利实施造成极为不利的作用。

  1.2 管理体系方面

  项目建设过程中涉及多个管理部门和专业技术人员,工程质量在很大程度上取决于这些部门及人员的专业素养。在解决档案管理存在的相关问题时,由于各个部门和人员综合素质的差异难以形成一个完整的档案管理体系。此外,水利工程的施工环节较多、建设工期较长,缺乏能够有效指导工程档案管理工作的管理体系,无法保证档案管理的顺利实施和最终管理效果的实现[5].

  1。3 管理职责方面

  水利工程建设企业未设定专门的档案管理机构,日常的档案管理工作一般由责任和施工部门设定的临时机构负责,由此导致各部门之间的权责不清、认识不全等问题。部门之间的交流不深且关系比较混乱,档案管理铰接不符合要求、档案管理过程不规范。例如,在交接及撤销部分档案时,因临时机构未将其纳入交接的范畴而出现重要信息丢失的现象,甚至出现丢失重要建设资料的问题。

  1。4 其它方面

  由于管理人员综合素质有待提高、缺乏适用性的管理技术,从而使得水利工程档案管理工作的技术含量不断减少,这对进一步提升档案管理水平产生明显的制约,主要体现在以下方面:

  1)因档案收集工作的开展不及时、缺乏深入的思考,无法充分发挥档案管理体系的作用,档案管理技术含量不断减少。

  2)因综合考虑档案管理功能特性及其特点存在不足,导致档案保管与整理不科学,这加大了档案管理出现问题的概率,对提升管理水平产生制约作用。

  3)由于未能全面了解水利工程档案高效利用的要求、自身特性,也会减少档案管理的技术优势及其利用水平[6].

  此外,由于部分管理人员基本素质有待提高、专业能力存在不足,无法保障具体实施时档案管理的专业性,由此降低其功能价值。

  2 水利工程档案管理常规问题的对策

  2.1 强化档案管理意识

  档案工作与档案意识间存在相互促进、彼此制约的作用管理,档案工作顺利开展的关键与重要前提就是树立牢固的档案意识。为有效提升档案管理水平必须做好档案管理宣传工作,通过宣传教育让全体职工认识到水利工程档案管理的重要地位,从思想上提升管理人员的重视程度,由此保证后续项目的顺利实施。建议水利部门将档案管理纳入水利工程建设管理体系,真正做到工程施工与档案形成同步、工程进度监督与档案建设同步、项目立项与档案收集同步、工程验收与档案验同步的四同步目标。从根本上保证档案管理与项目建设各个时期的同步实施,在工程建设、设计、监理、施工和验收等环节始终贯穿档案管理工作,保证档案的完整性、系统性和准确性,为项目竣工验收及档案再利用提供依据。此外,按时纪录工程建设情况以保证档案资源的完整性,注重保护重要资源以防止丢失;针对管理失误或档案丢失等问题制定完善的奖惩制度,对有关人员追究相应的责任;制定职责体系强化档案管理意识,落实水利工程档案管理工作以提升整体管理水平[7].

  2。2 扩充档案采集方式

  当前,水利项目建设工期短则半年、长则2-3年,建设过程中档案管理涉及到的内容较多,对此可以适当扩充档案采集渠道和方式以保证工程档案的完整性。对于工期较短的水利项目,应对工程建设进度及时跟踪并有针对性的采集档案资料,在确保档案管理质量的情况下减少工作量;对于工期较长的水利项目,应结合工程施工进度采取其他收集方式,依据档案采集体系整理水利工程档案信息,在保证档案信息真实性、完整性的情况下提升档案管理效率。项目建设时,施工人员和设计人员为全面了解工程信息的主要对象。因此,在不影响施工进度的条件下可以引导施工及设计人员,参与档案采集活动中以获取相关的信息数据,这样可以保证档案管理质量以及提升档案信息的精准性、真实性。

  2.3 完善档案管理体系

  1)为确保档案管理质量必须增强管理人员的综合实力和专业水平,这就要求管理人员认真学习水利工程档案管理知识,不断提升自身主观能动性以及树立良好的创新与安全意识,强化思想意识以更好的满足档案管理工作要求;此外,档案管理人员还要掌握一定的计算机操作技能,定期参与学习活动以提升档案管理水平,增强自身综合实例和管理能力。

  2)完善的档案管理体系为保证管理工作顺利实施的重要基础,结合自身实际状况有关部门定期组织学习档案管理知识,不断探索新的方式提升档案管理的时效性。同时,为了满足水利工程发展要求和进一步提升工程建设管理水平,各参建方应积极建设信息化档案管理体系,综合应用各类信息技术充分连接各个工作环节。

  3)档案的利用与查找利用传统的方法难以实现时,考虑到档案数量多、查找过程复杂的实际情况,可以引入先进的现代化管理设备,充分发挥计算机功能对档案资料编号、整理,采用索引功能实现档案的快速调阅及减少管理工作量;计算机技术的网络连接功能显著提升了档案的交流与共享水平,有助于最大程度的发挥档案功能,属于实现现代化、自动化档案管理和系统、科学、快速管理档案的有效方法。

  总体而言,通过完善的管理体系为实现规范化、专业化档案管理的重要依据,为保证水利工程顺利实施提供支持。

  2.4 加强各部门合作

  1)明确档案管理的重要地位。采用现代化宣传手段和技术提升全体职工管档用档的意识,将档案管理的重要性利用微信、微博等现代化手段传递至各个部门,采用现代化技术积极宣传档案管理方法和方案,提升宣传的实用性和趣味性。

  2)制定职责体系明确档案管理工作职责[8]。各个部门配合、支持水利工程档案管理工作,通过完善协调配合体系和档案管理规章制度,实施总负责人明确、上级部门科学领导的职责机制,各参建部门及全体人员全面认识自身职责,向总负责人按照规定的时间要求汇报相应的工作。针对档案移交及管理过程中出现失误的现象,严格按照职责追究制度给予相应的处罚,对于表现良好的人员进行相应的奖励,采取这种方式可以有效提升档案管理水平和职工的工作积极性。水利工程建设的各个环节均会形成工程档案,建设初期应整合档案管理、信息采集流程及明确职责体系,施工质量及进度检查阶段应核查施工管理、档案采集等内容,结合工程建设要求发现存在的问题,及时处理有关问题以保证管理目标的实现。

  3 结论

  综上分析,为推动水利事业的发展与建设必须全面落实档案管理工作,针对管理过程中存在的问题实施一系列的管理对策,从而提升档案管理质量与效率,并为顺利实施管理工作提供专业技术支持。为保证档案管理质量就要构建科学的档案管理体系,高度重视档案管理工作,强化管理人员思想意识以及明确各部门的管理职责,通过加强各部门间的交流与合作,为促进我国水利事业长效发展以及水利工程档案管理工作顺利实施提供重要保障。

  参考文献
  [1]张晓丹,李慧,胡珊珊。浅议如何完善水利工程档案管理工作[J].水利科技与经济。2010(11):1234-1235.
  [2]王一棠。水利工程档案管理中存在的主要问题与对策探析[J].黑龙江水利科技,2019(07):109-111.
  [3]孙丽娟。水利工程建设中档案管理常见问题及应对措施[J].黑龙江水利科技,2018(08):90-92.
  [4]王福振。基层水土保持档案管理现状存在问题与对策研究[J].水土保持应用技术,2016(05):45-47.
  [5]宋丽萍。浅谈水土保持档案规范化管理必要性及对策[J].地下水,2018(03):205-206.
  [6]韩冰,凡胜豪。浅淡如何加强水土保持工程档案管理[J].水土保持应用技术。2014(03):38-40.
  [7]马燕。现阶段水土保持档案管理存在的问题与建议[J].甘肃科技纵横。2014(02):18-20,94.
  [8]朱仕香。水土保持建设工程档案管理现状与对策[J].亚热带水土保持。2013(04):56-58.

  原文出处:李建立.水利工程档案管理存在的主要问题与对策探析[J].黑龙江水利科技,2020,48(08):252-254.
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