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行政组织内部冲突中和谐处理方法

时间:2016-07-27 来源:未知 作者:傻傻地鱼 本文字数:8070字

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【题目】和谐管理理论下行政组织内部冲突探究
【第一章】行政组织内部和谐管理制度研究导言
【第二章】行政组织内部冲突及其管理
【3.1 3.2】当代和谐管理理论概述
【3.3.1 3.3.2】行政组织内部冲突的外部环境与动因分析
【3.3.3 - 3.3.6】行政组织内部冲突中和谐处理方法
【第四章】行政组织内部冲突的和谐管理特点
【结论/参考文献】行政组织内部冲突化解研究结论与参考文献

  (三)行政组织内部冲突可能引起的后果分析

  行政组织内部冲突可能引发的后果是多方面的,既可以是行政人员方面,也可以是行政组织方面,最终都可以归为行政组织绩效。行政组织内部冲突可能是积极的,可能是消极的,也可能是积极和消极并存的;适度的冲突可以提高行政组织绩效,过多或过少的冲突则会降低行政组织绩效。关于这一点的相关内容,在本文的第二章中已有论述,在此不再赘述。

  前文对行政组织内冲突动因的分析,为我们进行冲突的有效管理奠定了基础。

  下面分别针对冲突的不同动因,运用不同的方法对行政组织内部冲突管理进行研究,即针对"物"的因素,运用物化的方法(谐则)加以优化;针对"人"的因素,运用"和则"消减冲突过程中的不确定。

  (四)针对"物"的因素,运用物化的方法(谐则)加以优化。

  1、在组织层面,实行行政组织变革,加强行政组织管理。

  首先,实行行政组织变革。行政组织变革是指行政组织根据外部环境的变化和内部情况的变动,及时地变革行政组织的内在结构,以适应行政组织发展的客观需要。行政组织变革,这是在根本上管理行政组织内部冲突的好办法。一些理论家认为,当组织内部决策机制僵化,决策效率低下;缺乏创新精神,不能适应组织发展;员工士气低落、积极性不高;或组织形象不佳、经营效果低下时,组织的管理者有必要主动地对组织加以调查和诊断,以判断是否有必要发起一场组织变革。在采取行政组织结构变革时,应遵循以下三点原则:第一,要努力实现规章制度的科学化、明确化,防止制度疏漏、权责不清;第二,建立清晰可辨的目标体系,防止目标管理模糊化;第三,增强群体之间、个人之间以及个人与群体之间的信息和意见的沟通,减少隔阂和分歧。

  实行行政组织变革一个很重要的方面就是重新设计组织结构。重新设计行政组织结构,使①行政组织具有与其组织功能相适应的构成要素,如人、财、物等;②行政组织内各种要素实现合理的组合和匹配,具有一定的协调性;③组织活动的主体--公务员的个体素质、观念、理想和态度以及公务员结构适应于行政组织发展的要求。但是重新设计组织结构是不可轻易使用的,因为其涉及面广、波及影响大,风险也大。万一处理不当,将给组织带来灭顶之灾,所以没有充分的准备是不可轻易提出重新设计组织机构。行政组织结构变革的总趋势是,由传统的金字塔式的控制式结构向扁平化的网状结构转变,即减少管理层次、扩大管理幅度、广泛引入工作团队,实现组织结构扁平化、网络化和虚拟化。

  其次,加强行政组织管理。通过组织手段达到:①合理确定行政组织功能并保证其顺利实现;②设置与行政组织功能相一致的高效行政组织结构,使公务员和各部门有机结合起来,相互合作;③建立和形成控制系统,使领导作用有效发挥,保证组织稳定、协调运转,最充分地发挥总体力量。它依赖于健全合理的行政组织体制和结构,使行政组织横向同一层次各部门和活动间相互协作、相互配合,纵向不同层级各部门及其活动间有机结合,不仅保证物流的畅通协调,而且保证纵向和横向信息流的沟通。通过组织管理,明确各部门的责任和任务,协调各部门的关系来改进。如理顺关系,减少不必要的环节,规定基本的运行程序,完善运行机制,增加必要的沟通环境或机构等。行政组织常在其基本功能的关键点上建立协调和综合,增加必要的沟通环节或机构,目的就是完善组织功能,提高组织和谐性。但应注意避免出现一边减政放权、精简机构,一边又新增加大量并非十分必要的机构,使有些机构无所事事,不但没有提高系统整体运行效果,反而给正常运行造成了许多麻烦和阻力。

  2、建立良好的沟通渠道。

  要达到很好的沟通,首先,需要认识到沟通对解决行政组织内部冲突的重要性,弱化等级观念。沟通是管理冲突和解决冲突的重要手段,解决冲突的每一个环节都是以沟通为中心的。如果不能有效地沟通,就可能会引发冲突从而也会阻碍有效地进行冲突管理,我们的沟通能力也会在冲突中不断下降。

  认识到沟通重要性的同时,还需要弱化等级观念,增强沟通双方的心理接受程度,减少信息传递的间接层次。

  其次,建立全方位的信息沟通渠道,要使行政组织成为一个全方位信息传递交流的关系渠道,每个行政人员都应成为该渠道中的一个结点。在行政组织内部运用正式沟通和非正式沟通两种基本的沟通形式。其中,正式沟通是根据组织部门分工与层级所建立的报告系统,该报告系统包含有高层级向低层级的下行沟通、由低层级往高层级的上行沟通、同层次的平行沟通、多向与多面的网络沟通等多项内容。非正式沟通主要利用非正式组织来进行沟通。利用正式组织沟通"不通"时,可运用非正式组织进行沟通。应该引起重视的是,非正式沟通,有其优点,但利用时仍要注意其所带来的隐忧,只有健全的正式沟通渠道,才能真正解决沟通上的问题。

  再次,加强信息技术在行政组织中的运用。运用信息技术使得信息传递可以越过中间层级,由源点直接达至信息的接收中心,从而保证了信息的准确性;信息的流入、流出几乎以"零距离"的距离进行流动,从而保证了信息的及时性。

  信息技术不仅使信息沟通更加全面、准确、及时,而且使信息的反馈更加迅速,可以提高沟通的有效性。

  在沟通中要注意的问题:(1)使用恰当的沟通策略表达自己的不同意见。组织中的每个成员都应该学会用积极的方法表达不同的意见,把冲突方的防御性反应减少到最低限度。忽略不同意见并不是最好的方法,忽略不同意见并不等于不同意见就不存在了。从长远看,压制不同意见会使冲突爆发时更加猛烈。(2)要学会巧用修辞方法表达不同意见。冲突方常常是被对方表达意见的态度、方式所激怒,而对内容本身并无太大异议。研究者发现语言技巧较丰富的人能更有效地解决冲突,而技巧不足、使用攻击性语言的人更容易用暴力解决冲突。(3)在表达对某个观点的异议时,尽量不要把批评的矛头指向持有该观点的个人。

  3、加强和完善行政协调机制。

  对于由于相互依赖而产生的冲突,可以通过加强各部门间的行政协调来降低这种冲突发生的可能性。在行政管理运行中,各部门是互相联系的整体,而不是彼此孤立的;各部门之间是动态的互相配合,而不是静止的彼此分割。因而,行政组织的协调贯彻在整个行政过程中。分工协调做得越好,行政效率越高。相反,协调机制不健全,互相掣肘,扯皮推诿,产生冲突,就会导致工作效率低下,影响行政目标的实现。因此,不断完善行政组织的协调机制,是保证行政组织正常运行的重要手段,也是行政管理体制改革的重要内容。

  加强和完善行政协调机制。首先,建立强有力的行政首长负责制。这可以从制度上保证各子系统不会严重持续对抗,遇到重大紧急情况能够迅速协调解决,不致于久拖不决,相互推诿,无人负责,以提高行政效率。我们所建立的行政首长负责制应既吸收一般意义上的首长制和委员会制的短处。它要求:一方面应建立和健全行政法规,以保证行政首长制的贯彻实施;另一方面应加强法制建设,强化行政监督。其次,正确界定行政组织的职能。搞好运行前的职能协调,是对行政组织不协调的预防,也是一种积极的协调机制,它可将不协调因素减少到最低限度。在社会主义市场经济体制条件下应通过行政管理机制和机构改革,重新调整和培植政府职能,为部门间的协调奠定新的基础。这方面的具体内容可见组织变革部分内容。再次,在容易发生冲突,又不得不相互依赖的部门之间设置一定的缓冲物。如增加流动资金,让每个部门自己控制一定的资源的方式减少双方对资源的争夺,降低发生冲突的可能性。

  4、健全和完善行政法规,从制度上防范行政立法的"部门利益"倾向。

  对于行政组织法,修改现有的《国务院组织法》和《地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》两部组织法,对其体例、结构上存在的缺陷根据实践的需要加以完善。还要顺应时代的发展要求,制定新的组织法规或规章,对行政组织内部出现的新问题加以规定。

  行政立法的"部门利益"倾向可以通过健全一系列制度加以防范和克服,这些制度主要有:(1)建立"立法回避"制度。行政立法的"部门利益"倾向与行政部门直接参与涉及该部门的法律草案的起草与制定有关,使得该行政部门既当"裁判员"又当"运动员"而难以避免部门利益倾向的出现。如果建立"立法回避"制度,规定只要与所制定的法律法规有利益关系的行政部门不得参加该行政立法的起草与制定工作,由其他部门或者委托专家起草等,在一定程度上可以剔除部门利益在行政立法中的体现。(2)建立备案审查制度。通过加强上级行政机关对下级行政机关,完善监督的程序,发挥监督的效力,从而在一定程度上降低行政立法的"部门利益"倾向。还可以运用立法公开制度和立法听政制度来限制行政立法的这种倾向。

  5、发挥行政组织对行政环境的能动反作用经济基础决定上层建筑,上层建筑对经济基础起能动的反作用。行政组织是由公务员所组成的,可以发挥他们的主观能动性,充分利用行政环境中有利于行政组织的一切因素,更好地发展行政组织使其不断趋于完善;而对行政环境中威胁行政组织的部分则要尽可能限制其消极影响,把这种消极影响降到最低程度。

  面对社会环境的多样化和复杂化,行政组织内部冲突不断出现的现象,要加强行政组织多个部门的协同工作 .各部门之间的关系需不断地进行微调,可以通过灵活多样的部际联席会议制度,使多个部门协调、统一行动。

  对于由于资源稀缺所造成的冲突,它本身是不可避免的,只能在组织设计的过程中尽量加以限制,使其破坏性影响最小化,运用健全的组织法规对由此造成的冲突加以规范。而对于利益冲突,则需要利益协调。利益协调是人类为了解决利益冲突问题而进行的有意识、有目的的社会活动,其根本目的就是解决利益冲突问题,并使人们之间的利益关系得以秩序化。通过利益协调缓解行政组织内部的利益冲突,根本上需要建立合理的利益制度。

  (五)针对"人"的因素,运用"和则"消减冲突过程中的不确定。

  消减冲突过程中不确定的过程就是不断追求人己关系动态和谐的过程,在这里人己关系是指个人与个人的和谐、个人与群体的和谐、群体与群体的和谐。恩格斯指出:"当我们深思熟虑地考察自然界或人类历史或我们自己的精神活动时,首先呈现在我们眼前的,是一幅由种种联系和相互作用无穷无尽地交织起来的画面。"行政组织的管理要素也不例外,各种管理要素结成各种各样的关系,彼此相互影响、相互作用、相互制约。这些关系的协调性决定了行政组织的效率和效果。对行政组织内部冲突管理的过程就是行政组织内部成员关系动态和谐的过程。

  1、行政组织文化建设上,形成积极向上的、包容冲突的组织文化中国人价值观中对和睦的珍视并不能仅仅作字面上的理解。梁觉教授(1997)指出,和睦只是一个最终的目标,它反映的是人们对相互间亲密关系的珍视。而对后者的珍视并不应该导致对冲突的回避,而是利用冲突去解决问题、增进彼此的关系,这样才有利于形成真正的和睦。

  如何在传统文化之上,创建一个既继承优秀文化精髓又符合现代冲突管理精神的组织文化是我国革新冲突管理方式的关键问题。管理不同价值观念的冲突,营造健康向上的组织文化,但这并不意味着否定各个成员所奉行的价值取向,而是能够制造一个宽容的氛围。强大的组织文化必须同时是宽容的,各种不同的观念意识在这里都能得到应有的尊重。在这种宽容的组织文化下,管理者不再单纯地凭借经验和依据惯例处理冲突;冲突管理者将摆脱某种单一思维模式的束缚,以科学的态度和发展的眼光对待冲突。同时,冲突主体将改变过去被动地位,以积极的态度对待冲突。冲突不再只是双方关系不融洽或利益等对立的具体表现,冲突所暴露出的冲突双方之间的不协调,为双方的发展与自我完善提供机会。冲突双方积极参与到冲突管理过程中,努力实现自我管理,成为真正的冲突管理参与者与实施者。组织文化是组织内部不同价值观念的融合,而决不是凭一个横空出世的组织文化去否定其它的价值观念,求同存异是这一工程的精髓。

  因为是自觉的认同而不是强制性的压制使组织文化起到它强大的整合作用。能够达成共同价值观的不同思想意识的冲突必然是建设性的,而不是破坏性的。行政组织管理者,在其中要起模范作用,不仅信守和遵从他所倡导的组织文化,还尊重不同价值观念,加强组织成员对彼此文化的认识和理解形成组织的共有的价值观。

  判断组织是否形成了良好的、积极的文化,主要看:①组织内部人际关系是否融洽;②组织成员思想是否稳定,并符合时代的需要;③组织成员是否有积极的工作态度,个体目标与组织目标是否有较高的一致性;④组织/部门政策、内部风气与组织发展目标是否一致,能否调动各方面的积极性;⑤组织内部是否具有良好的工作条件和生活条件,对组织成员是否有较强的吸引力。如果上述几个方面的回答都是肯定的,则组织形成了积极的组织文化,有利于形成组织内部良好的环境氛围,实现内部环境的和谐。内部环境和谐是一种更高形式的和谐,其黏合因素是组织成员和各部门融化于组织中的感情和具有与组织发展相适应的理想,以及由此形成的组织精神和文化。这里文化包括思想观念和意识形态的各个方面,如人们的思想观念、精神状态、生活方式、文化素质、社会心理、社会风尚等。鼓舞良好的合作态度,以产生协作和配合。内部环境和谐正是寻求一种无形的力量,使组织有机地组织起来,相互合作,共同作战,最有效地发挥总体力量。而这一点的真正实现除合理的组织管理外,关键在于形成人们合作的精神和态度。正如孟子所说,"天时不如地利,地利不如人和".

  2、良好的社会舆论、价值导向和科学的政策引导人们有积极性,须积极通过政策、教育引导其产生积极性。总之,需形成一种正气,好的受到表扬,坏的受到惩罚,含混的需要诱导。这样,和谐才拥有产生和健康生长的"土壤"和"气候"。反之,正确的得不到表扬,甚至遭到打击,错误的没有受到应有的惩罚,人们将会丧失信心,组织失去民心,人心涣散必然导致运行受阻、互相扯皮、相互冲突。组织整体功能肯定得不到有效发挥,甚至无法发挥。我们既要教育公务员有远大理想和大公无私、相互团结、共同奋斗的精神以及爱知识、学技术、积极向上的态度,又要从政策、舆论、工作条件、福利待遇等方面支持所有积极因素的增长。充分发挥理论上的说明力、教育上的推动力、文化上的渗透力、艺术上的感染力、道德上的约束力、政策上的吸引力、舆论上的号召力,创造并形成有组织特色的内部环境,使组织系统整体处于高层次的动态和谐之中。

  3、个性冲突、价值观冲突的管理。

  尽量避免个性冲突。首先,由于个性差异的客观存在,行政人员在思想上应接受、尊重这种差异,有时候它是产生创造性的问题解决方案的重要源泉。其次,重视人员个性结构的合理性。应根据行政组织内部成员个性来组合团队,个性外向的人与个性内向的人都占一定的比例,使组织中不同个性特点的人合理组合在一起,工作中发挥不同行政人员在个性上的互补作用。

  面对价值观冲突,适应时代发展要求,以科学的价值观加以引导。对于那些不能适应社会发展要求的错误的或过时的价值观,应该加以纠正和引导,使其成为适应时代发展所需要的科学的、正确的价值观。以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和三个代表的重要思想为指导,在行政组织内部形成统一的核心价值观。

  在建设和谐社会的今天,不仅需要提高行政人员的思想境界和素质,还需要树立"以人为本"和人的全面发展的核心价值观。

  4、目标冲突的管理。

  整合目标冲突,把部门目标与个人目标,部门目标与整个组织目标结合起来。

  首先,让每个行政人员认可所在组织的目标,树立全局观念,通盘考虑问题。只有在思想上认可了组织目标,才可能产生行为上的一致。这可以通过让各部门参与制定组织的共同目标,在目标的制定过程中统一部门目标与组织目标、行政人员个人目标与所在部门目标。其次,树立合作、共赢的思想。部门间的冲突有时可以通过合作来解决,即冲突双方均希望满足两方利益,并寻求相互收益的结果。

  在合作中双方的意图是坦率澄清差异并找到解决问题的办法。在沟通中,双方都运用自己的能力和创造性去解决问题,而不是击败对方,最终的需要是双方的需要都得到了满足。对于不能完全通过合作来解决的,则需要双方的妥协。这时候冲突双方都放弃本部门的部分利益,以便在一定程度上满足对方的部门需求,即双方都有所坚持,也有所退让,并接受一种双方都得不到彻底满足的解决方法。

  再次,在业绩考核上把总体目标与部门目标、部门目标与个人目标紧密联系起来,以防止部门本位主义和个人主义,使一切活动统一在组织的共同目标之下。

  5、制度上,改善分配制度、奖励制度、竞争制度。

  (1)改进奖励制度。这可以把必须由相互依赖的双方共同努力实现的目标作为奖励的标的,即奖励针对更多的成员,而不是只给予其中某一部门或某个人。

  但是奖励范围的扩大有一定的限度,如果过大,大家会认为自己的力量过于渺小,在组织目标的实现中是微乎其微的,进取心、责任感就会降低。因而需要改善奖励机制,提高其对行政人员的激励作用。

  (2)竞争制度上,鼓励合理合法的竞争。行政组织内部引进一定形式的竞争,往往可以激发人与人之间、部门与部门之间的冲突,而这些冲突在某种程度上又可以提高组织的效率和效益。但是,行政领导者在引入竞争机制的同时,必须考虑到竞争的双重作用。竞争可以分为对抗性竞争和非对抗性竞争,对抗性竞争又可以分为良性对抗性竞争和恶性对抗性竞争。在作为诱发冲突手段的时候不能采取恶性对抗性竞争,以免使竞争双方展开你死我活的争夺,违背引入竞争机制的愿望。行政领导者应该对竞争行为进行一定的引导,以促进双方改进自己的缺点,在竞争中不断提高自身的能力。

  (3)建立起公平的绩效考核与报酬分配制度。一方面,行政组织中的报酬系统设计时应遵循公平和公正的原则,从程序公平和分配公平出发建立分配制度,程序公平指确定报酬分配的过程是公平的,分配公平是行政人员间、行政部门间报酬分配结果公平。科学的、公平的报酬制度应建立在科学的绩效考核基础之上。

  另一方面,职权分配时遵循能级原则,使行政组织内部人员获得公平感,有助于避免不必要冲突的发生。另外,在制定分配制度时,要实现物质资源与精神资源的协调分配,并使资源分配与部门在组织中的地位和职能一致。

  需要说明的是,本文为了分析的需要而把冲突动因分为"物"的因素与"人"的因素,但二者在现实中不是截然分开的,故在本文的分析中难免存在交叉。理想的状态是"人"的要素与"物"的因素达到和谐状态。

  (六)行政组织内部冲突的和谐管理结果。

  行政组织内部冲突的和谐管理的结果是充分调动和利用组织内成员的积极性和能动性,组织整体重在创造机会、条件和一种促进各个部门能量释放和协同发展的环境,通过每个部门的发展和协同作用来实现组织整体的目标。通过"和则"、"谐则"双规则的作用,对冲突进行有效地管理,从而实现(1)行政组织功能健全,组成合理,并与系统整体功能相适应;(2)形成健全合理的行政组织结构,两流畅通,保证组织整体协调性;(3)形成能充分发挥各行政部门及行政人员的能动性和创造力以及组织总体功能的环境和气氛,使人尽其才,物尽其用,总体最优。

  通过本章的分析,我们可以看到行政组织内部冲突的管理是一个系统工程,从分析行政组织所处的外部环境入手,剖析行政组织内部冲突的动因,对行政组织内部冲突可能引发的结果的分析,进而针对引起冲突产生不同的因素("人"与"物")运用两种不同的途径("和则"、"谐则")加以管理,最终实现行政组织内部冲突的和谐管理,达到行政组织内部的和谐。正如宋渊洋所说:"成功的冲突管理不是管理者个人所能完成的,应建立积极型冲突组织"。因而,行政组织内部冲突的和谐管理也不是行政领导者个人所能完成的,应在在行政组织层面寻求解决方案,关键是要在行政组织中形成一种积极处理冲突的组织文化和积极应对冲突的组织机制,从根本上更好的管理冲突。

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