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科技档案管理对档案资源与冗余资源两者之间的调节效应

时间:2020-02-07 来源:兰台世界 作者:刘曼,孙京殿 本文字数:5227字
航天科技论文推荐最新范文10篇之第四篇:科技档案管理对档案资源与冗余资源两者之间的调节效应
 
  摘要:通过对组织冗余、企业绩效以及档案资源三者之间的辩证关系进行分析, 并将冗余资源与档案资源关系进行了比较, 阐述了科技档案管理对档案资源与冗余资源两者之间的调节效应, 就科技档案管理如何应对冗余资源管理提出了建议, 为航天重大研发项目冗余资源的整合与有效利用, 避免组织浪费提供借鉴和参考。
 
  关键词:冗余资源; 组织冗余; 航天; 档案管理;
 
  Abstract:
 
  By analyzing the dialectical relationship between organizational slack, enterprise performance and archival resources, the paper compares the relationship between redundant resources and archival resources, expounds the adjustment effect of science & technology archives management on the relationship between the two, then puts forward some suggestions on how to deal with the redundant resources management of science and technology archives management, and provides reference to the integration and effective utilization of the redundant resources of the aerospace major R & D projects.
 
  Keyword:
 
  redundant resources; organizational slack; aerospace; archives management;
航天科技
 
  合理开发和利用企业内部的冗余资源不仅有助于提高企业的技术创新能力, 而且也能提升企业的核心竞争力[1]80。随着航天重大研发项目的投入与实施, 其标志性成果是建筑物的建造、仪器设备的启用, 进而又一次地提高了航天科技技术能力。而科技技术能力提高的背后必然会产生组织冗余, 这也是航天科技研发过程中不可避免的产物。既往的研究虽然有不少有关组织冗余与冗余资源的研究, 但从档案管理的角度进行冗余资源研究的甚少。那么作为信息资源管理者, 档案部门如何对这些冗余资源更好地进行管理, 使其发挥的效用达到最大化, 更好地服务于航天科研生产, 是每一个航天科技档案管理者应该深入思考的问题。
 
  一、问题的提出
 
  要从档案管理角度研究冗余资源, 必须要了解什么是组织冗余。自M arch和Sim on (1958) 创造了“冗余”一词后[1]81, 学者们对组织冗余做了多个定义。对此, 笔者在这里引用两种基本观点:一种观点认为, 组织冗余是指某种超过企业生产经营所必需的, 能直接或间接被利用的有价值的资源[2]78;另一种观点认为, 组织冗余是企业的一种现实的或潜在的资源缓冲器, 它使得企业能够为了适应内部调整或外部变化而进行成功的调整, 以及为了适应外部环境而进行战略变化[3]80。为了进一步研究方便, 学者们按照资源的获得性将组织冗余进行了类型的划分界定。这些界定不仅能够适用于有形资源, 而且也适用于无形资源。如Singh (1986) 根据冗余资源的存在状态把冗余资源分为“已吸收的冗余”———部分已经服务于经济运作、难以再利用的冗余, “未吸收的冗余”——企业能够快速调动用来面对没有预期的紧急事态的冗余资源。
 
  从冗余资源定义来看, 适量冗余资源的持有对企业绩效具有促进作用, 但持有过量的冗余资源对企业绩效也有负面影响。由于航天科技的特殊性, 其在项目研发过程中必然会存在组织冗余, 特别是重大项目之后的冗余技术 (又称储备技术) , 这也是困扰航天科技档案管理者的主要问题。这是因为, 首先航天重大项目不同于一般的研究项目, 它需要通过核心技术突破和资源集成, 在一定时限内完成重大战略产品关键共性技术或重大工程, 以实现重要的国家目标;其次, 航天重大研究项目作为一项高投入、高风险的技术行业, 项目中大型设备、非标设备占很大的比重, 有的设备往往具有单一性和专用性, 且又有其他不确定因素干扰, 使其成为后备冗余。这些冗余资源也是本文研究的重点。
 
  二、组织冗余、冗余资源与企业绩效的关系
 
  知识经济时代初见端倪的今天, 一个企业的竞争力强弱在很大程度上取决于其绩效的高低。由于组织冗余是组织在运行过程中不可避免的产物, 考虑到未吸收冗余与已吸收冗余, 有必要对组织冗余、冗余资源与企业绩效三者之间进行研究, 为整合与应用冗余资源提供依据。
 
  1. 组织冗余与企业绩效。
 
  鉴于组织冗余是以不同形式存在于企业内部的, 可以是有形的资源, 也可以是无形的资源, 所以冗余在企业运作的各个环节都发挥着作用。然而, 任何事物都有两面性, 组织冗余的存在也并不是对企业有百利而无一害的。随着组织投资的不断增加, 无论是已吸收冗余还是未吸收冗余, 均会给企业绩效带来一系列的影响。组织冗余与企业绩效之间并不总是线性或非线性的关系, 也可能是“U”形或倒“U”形的关系, 他们构建的组织冗余与企业绩效之间的关系也是会呈阶段性的, 其处于不同的阶段, 二者之间的关系可能表现也不同。
 
  2. 冗余资源与企业绩效。
 
  从理论上看, 资源基础观认为企业的价值创造过程与管理者的资源开发的获取能力紧密相关。遗憾的是, 冗余资源在企业绩效付出的诸多努力在实践中却未能得以体现, 而现有研究对冗余资源的测量标准均集中于财务指标, 而对无形的冗余资源关注较少, 这主要是由于冗余资源的利用是在环境不确定的条件下进行的。鉴于环境不确定概念比较抽象, 现有研究均采用多维度测量方法, 将其分为供应不确定、需求不确定和技术不确定[4]41。研究证实, 需求不确定和技术不确定的存在, 可以促进冗余资源的利用, 获得良好的绩效。这表明在面对波动较大的需求环境和技术环境时, 积极采用冗余资源可以降低这些不确定性的影响, 取得显着的利用绩效。
 
  三、档案管理对冗余资源的调节效应
 
  尽管冗余资源在技术和管理层面上, 对其与企业绩效的确认与研究探索无休, 但由于冗余资源作为“缓冲器”, 在应对环境不确定时的功能却日益突出, 同样也体现出对利用的内在建构和外在建构双重特征。
 
  1. 冗余资源与档案资源的比较。
 
  基于上文可以看出, 冗余资源与档案资源同宗同源, 那么它们两者之间的关系又如何呢?从档案资源的角度来看, 档案资源是科研活动的完整记录, 它能够反映每个技术领域中技术活动的知识现状, 又能够用来研究某个特定技术领域技术活动的发展历史。即在自身具有的独特能力和资源基础之上, 注重对馆藏知识进行技术处理, 尽可能地延长其在产业价值链上的业务活动, 而不太关注其价值链上的冗余资源的发现。这主要是由资源刚性与运作刚性所决定的[5]88。而从冗余资源的角度看, 冗余资源也具有分布性、嵌入性和累积性等特征, 这些特征与档案管理的馆藏资源有着同样的功能, 都是为了实现未来目标, 成功地实现知识转移或知识交流方案的潜能, 只是其知识的缄默性较强。
 
  由此可见, 冗余资源的范围比档案资源的范围更广、量更小。在管理层面上, 相对于档案管理, 冗余资源具有没有预期和临时性等特征, 使冗余资源管理与档案管理相比, 其更强调资源的灵活运用以及流程的重新配置。为了更加说明两者之间关系, 笔者将两者进行了比较 (见表1) 。
 
 
  表1 冗余资源与档案资源的比较
 
  2. 档案管理的调节作用。
 
  冗余资源对企业绩效的影响也取决于如何管理这些资源。作为主管科技档案资源的档案部门, 其档案管理也会影响到如何收集、分配与利用冗余资源。笔者认为, 科技档案管理对冗余资源不仅存在互补关系, 而且还存在着调节作用。这是因为, 在不确定性较高的项目当中, 由于前摄知识不足、需求经常变化, 很难预料需要什么样的知识。而档案管理作为信息资源的“供给侧”, 如果能及时给“需求”提供相关知识的补充, 势必会抑制对组织冗余的追求。
 
  由于冗余资源的作用是应对环境变化的冲击, 其也需要根据不同情况进行内部或外部调整。从档案管理实践来看, 档案管理有两个核心目的, 一是可以管理好存量资源, 二是在管理好贮存资源的基础上, 扩大资源存量, 以管理为最终目的是以解决实际问题为导向, 促进档案中所包含知识的形成、传递、共享、利用和创新, 进而提高档案中所蕴含的档案价值效用。所以说, 档案管理不论是创新活动, 还是问题解决活动, 都可以对所需资源进行有效调节。既然档案管理对所需资源有调节作用, 那么, 为什么我们感受不到档案管理对冗余资源的调节作用呢?这是因为, 对冗余资源的研究与控制总是始于企业内部少数技术部门的专家或学者, 这些专家或学者对管理或多或少地有自己的想法, 而档案管理部门虽然拥有更多的馆藏资源, 但是不能够更加准确和迅速地了解行业内技术知识和市场需求的变化, 以及初步了解技术和知识的变化趋势与完全获得和掌握新知识的核心是存在差异的。因此, 档案管理部门要想运用好调节效应, 不仅要注重资源占有, 而且还要注重利用。
 
  四、档案管理如何应对冗余资源管理的建议
 
  冗余是组织的一种可利用的潜在资源, 它能够被转化和利用以面对没有预期的紧急事态。事实证明, 航天重大研发项目作为高新技术, 不论是已吸收冗余资源还是未吸收冗余资源, 在应对市场不确定环境条件方面都是具有缓冲作用的, 只是在不同的环境及情境下, 在不同的时间窗口, 不同类型资源的作用会存在差异。可见, 冗余资源是一个内生变量, 要想利用并控制开发这个变量, 必须对其进行相应整合。
 
  由于航天重大研发项目多为复杂的产品系统, 需要大型的设计队伍, 涉及多个承担单位, 承担者要求高度专业化, 相关技术需要协调发展 (如技术突破与产业化问题) , 对资源的分配和整合方式提出了较高的要求。因此, 一个完整的重大项目资源管理体系实际上既是“资源链”, 也是“监督链”, 同时, 也还是一个有机的整体[6]154。在这个整体框架内, 航天档案管理部门应做好以下工作。
 
  1. 系统管理。
 
  系统管理主要包括资源来源管理和各系统管理, 其功能是对系统的整体结构与行为进行控制与调整, 统筹协调各部分之间以及子系统与整个系统之间权利与职责的关系, 充分发挥每个环节的作用, 使整体和各子系统趋于稳定, 确保资源的产生、提交, 将档案管理变为一种强制性和规范性行为。
 
  档案管理部门一方面应加强从科技资源建设和子系统内部接收运行信息, 综合这些信息, 分析系统发展趋势, 制定运行的政策措施、项目管理规范, 促进各部分运行机构和机制的调整;而另一方面管理就是对各种资源来源的监管, 由于各类资源均来源于各个职能部门, 流动于多个工作环节, 而每一个职能部门、每一个工作环节都会影响其资源的质量, 因此, 系统管理可以充分发挥对各个职能部门、各个工作环节的约束、规范作用。
 
  2. 资源管理。
 
  资源管理主要包括资源的收集、加工与维护几个环节, 主要任务是对科技基础条件资源进行广泛的采集、加工、分析、保存和维护。在自我运行的基础上, 档案管理部门除了根据任务需要, 有序调整自己的业务流程以及适应系统管理需要以外, 还应有针对性地采集, 不仅要对显性知识进行收集, 而且还应对隐性知识进行收集。这些无形资产都会给企业带来一定的经济效益。同时, 档案管理部门应对项目进行全程跟踪, 并及时将自己的运行情况、资源情况等通过各种信息渠道提供给各系统管理部门的专家或学者, 加强双方的交互, 为其管理提高效率, 进而减少对组织冗余的依赖。
 
  3. 服务管理。
 
  服务管理主要包括需求分析、资源生产及服务、产品传递等几个环节, 其职能是通过服务流程把外部的需求转化为各个工作阶段, 对外界输出服务或产品。航天档案管理者应放宽眼界, 不拘泥于某一设备或某一项目, 而是应该将馆藏内获取的关键信息整体进行分析, 并对这些关键信息重新进行整合研究, 避免冗余资源囤积以及保存分散与集中、系统利用之间的矛盾。加强整合资源信息的通道, 寻找转化或落地的应用平台。通过平台, 将档案信息传播与科研人员传播拉近, 将档案信息传播能力与更具有影响力的绩效拉近, 将档案整合或研究空间与更趋多元研究空间拉近。按照动态性、可控性、可获知性和可获取性的原则, 对资源进行优化组合和无缝联结, 从而实现档案结合信息资源的合理组织、优化配置和最大增值。这不仅是利用组织冗余最有效的途径, 也是缓解供需双方矛盾, 保存分散与集中系统利用之间矛盾, 以及避免冗余资源囤积最有效的办法。
 
  服务业是未来中国经济增长和中国航天事业发展的稳定器。航天档案管理部门作为服务业的重要组成部分之一, 航天科技档案管理对提升航天产业技术水平发挥的效用也会越来越大。尽管当前档案管理工作已经取得了一定的进展, 但相对于其各种资源的潜在价值而言还远远不够。未来我们仍需采取有针对性的促进措施, 而合理开发冗余资源则不失为一条有效的新途径。本研究的工作仍然是初步的, 只是掀开了研究的一角, 还有很多问题值得我们航天科技档案管理者进一步深入探讨。
 
  参考文献
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  [2]陈晓红, 王思颖.组织冗余与公司绩效关系研究:治理制度的调节作用[J].科研管理, 2012 (9) .
  [3]姜针针, 陈媛媛.组织冗余研究脉络及其发展趋势评述[J].科技和产业, 2012 (7) .
  [4]许德惠, 李刚, 孙林岩, 等.环境不确定供应链整合与企业绩效关系的实证研究[J].科研管理, 2012 (12) .
  [5]李桦.战略柔性与企业绩效:组织双元性的中介作用[J].科研管理, 2012 (9) .
  [6]齐娜, 赵伟, 彭洁.科技资源建设与服务的经费管理系统浅析[J].科研管理, 2008 (6) .
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